EDI atau singkatan dari Electronic Data Interchange sebenarnya adalah sebuah metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer - antar perusahaan/instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI (Value added Network).
Dalam
EDI ini dibuat berbagai standar pertukaran data dalam pembuatan PO (purchase
order), shipping notice, invoice, payment dan lain sebagainya. Dengan
adanya EDI ini maka customer dapat membuat purchase order, di sisi vendor
purchase order ini langsung bisa menjadi sales order, pada saat pengiriman
shipping notice langsung dikirimkan ke pelanggan. Aplikasi yang ada di
pelanggan langsung mengupdate ke dalam aplikasi ERP (Enterprise Resources
Planning) mereka.
Dalam
supply chain yang terintegrasi EDI akan membuat proses inventory menjadi sangat
efisien. Pembeli datang ke toko, toko menscan barang yang dijual, pada saat
scan langsung mengupdate inventory, posisi stock suatu barang kemudian diupdate
ke vendor melalui EDI.
Pada saat mencapai Reorder Point, maka akan digenerate Pourchase Order otomatis ke vendor melalui EDI. Vendor kemudian membuat langkah produksi untuk membuat barang dan mengirimkan barang ke pelanggan sehingga posisi stock barang di pelanggan aman.
Pada saat mencapai Reorder Point, maka akan digenerate Pourchase Order otomatis ke vendor melalui EDI. Vendor kemudian membuat langkah produksi untuk membuat barang dan mengirimkan barang ke pelanggan sehingga posisi stock barang di pelanggan aman.
A.
Sejarah Perkembangan EDI
Pada
tahun 1964, seorang manajer penjualan yang bekerja di American Hospital Supply
Company (AHSC) menciptakan sebuah sistem untuk menangani masalah inventoris
dalam sebuah rumah sakit lokal di Amerika Serikat. Manajer penjualan itu
memberikan sejumlah kumpulan kartu berlubang (punched card) kepada rumah sakit
lokal tersebut. Setiap buah punched card merepresentasikan tiap pembelian
barang dari AHSC, kemudian punched card ini dimasukkan ke dalam sebuah kotak
persediaan untuk mengindikasikan kapan barang tertentu harus dipesan lagi. Di
waktu yang bersamaan, punched card-punched card itu dikumpulkan dan dimasukkan
ke dalam card reader yang disediakan untuk para pelanggan. Data dikirim melalui
saluran telepon standar ke sebuah kunci mesin punch (keypunch) di AHSC, dimana
set punched card–punched card yang identik diduplikasi. Pemenuhan pesanan
kemudian dikerjakan secara biasa.
Pertukaran
data elektronik ini ternyata meningkatkan keakuratan dan efisiensi dalam
pemesanan persediaan-persediaan pada banyak rumah sakit di Amerika Serikat. Ketidakakuratan
pemesanan berkurang, waktu pengiriman menjadi lebih cepat, dan permasalahan
kekurangan inventori pun dapat diatasi dalam rumah sakit-rumah sakit tersebut.
Dalam beberapa tahun ke depan, EDI yang sebelumnya hanya berbasis sistem
one-to-one seperti yang pertama kali digunakkan oleh AHSC, kemudian berkembang
menjadi pasar-pasar elektronik baru yang berisi komunitas-komunitas industri
pelanggan, pemasok, penghasil, dan fasilitator jaringan. EDI kemudian menjadi
suatu nilai penting dalam kemitraan perdagangan.
B. Prinsip Teknologi EDI
Prinsip
dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim
yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh
dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic
Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa
dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB. Teknologi EDI ini
adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi
membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan
kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.
C. Cara Kerja EDI
Pada
dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni pesan standar, perangkat
lunak EDI (EDI Converter), dan komunikasi. Sebelum melangkah lebih jauh penulis
ingin menerangkan ketiga komponen dasar EDI. Pertama, Pesan standar pada
dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah
dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform
Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen
elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change,
invoice, dll.
Sedangkan
rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk
memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set. Jadi, transaction
set adalah analogi elekronik dari kertas/form dokumen bisnis.
Salah
satu ciri utama dalam EDI, pada dasarnya pertukaran data terjadi antar aplikasi
komputer, sehingga tidak hanya antar komputer. Akibatnya intervensi hanya manusia
(pengguna) terjadi pada aplikasi komputer ini, sedangkan sisanya seperti proses
pengiriman dan interpretasi data dapat dilakukan oleh komputer. Berbeda dengan facsimile dan e-mail, dalam EDI yang dipertukarkan
harus terstruktur sehingga dapat dibaca dan diinterpretasikan oleh komputer.
Dalam facsimile dan email data tidak terstruktur sehingga data hanya bisa
diinterpretasikan oleh manusia.
Kedua,
Perangkat lunak EDI berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan Standar EDI
ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi
dengan aplikasi bisnis yang dipakai.
Ketiga,
Komunikasi. Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang
kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan
melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk
komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk
point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi.
Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1)
menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan transmisi
yang sama, (3) menyediakan line telepon pada saat yang sama.
D. Standar EDI
Kunci
dari aplikasi EDI terletak pada kodifikasi dan strukturisasi data menjadi
sebuah format yang umum dan disetujui. Proses kodifikasi dan strukturisasi
dokumen-dokumen untuk transaksi bisnis tidaklah sederhana. Standar EDI
dikembangkan di berbagai sektor industri, dalam berbagai negara, dan prosesnya
dipengaruhi oleh struktur-struktur komite dan prosedur yang rumit. Berikut
adalah beberapa contoh standar EDI:
- EDIFACT (dirancang oleh PBB)
- BACS (digunakkan dalam Britania Raya),
- ODETTE (digunakkan dalam industri otomotif Eropa)
- ANSI X12 (digunakkan dalam berbagai sektor bisnis di Amerika Utara).
E. Keuntungan Menggunakan EDI
- Penghematan waktu. Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan pengiriman melalui jasa pos.
- Penghematan biaya. Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos, pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
- Minimalisasi kesalahan. Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia, sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
- Respon yang cepat. Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
- Aliran kas. Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada meningkatnya arus kas.
- Peluang dalam bisnis. Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak menggunakan EDI dalam kemitraannya.
F. Kekurangan Menggunakan EDI
Adapun
kekurangan yang dijumpai di dalam penerapan sistem ini adalah:
- Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
- Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
- Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.
- Biaya. Sistem aplikasi bisnis yang kompleks dan mahal. Terutama melayani fungsi perifer bisnis, dianggap sebagai yang sepenuhnya terintegrasi ke dalam semua kegiatan bisnis.
G.
Implementasi EDI di Berbagai Bidang
Dalam
implementasinya, EDI dapat digunakan untuk berbagai macam bidang baik itu jasa ataupun
manufaktur. Implementasi EDI tersebut akan bergantung pada permasalahan yang dihadapi
organisasi dan seberapa jauh organisasi tersebut membutuhkan EDI untuk menyelesaikan
permasalahan yang ada. Berikut ini ialah beberapa bidang yang dapat menerapkan EDI
didalam proses bisnisnya.
- Supply Chain Management : logistik, manufaktur, distributor, retailer (supermarket), farmasi, export, import.
- Transportasi : perusahaan pelayaran, perusahaan penerbangan, pelabuhan laut, bandara udara, qic (quarantine immigration customs) , freight forwarder, courier, ppjk, bank, warehousing (pergudangan), terminal peti kemas, asuransi, surveyor.
- Keuangan : transaksi antar bank, transaksi perbankan lainnya, asuransi, transaksi lembaga keuangan lainnya, dll.
- Pemerintahan : bea cukai, perpajakan, pelayanan jasa kepada masyarakat, kantor perbendaharaan negara, biro pusat statistik, perijinan-perijinan, imigrasi, kependudukan, perindustrian& perdagangan, karantina, dll.
H. Penerapan EDI di Indonesia
EDI
bisa membantu kita meningkatkan efisiensi, karena komputerisasi transaksi
bisnis dapat menyederhanakan dan mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis
tidak dapat melepaskan diri dari pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam
penerapan EDI sangat penting, untuk memilih standar yang berlaku dan untuk
menyediakan perangkat hukum yang diperlukan. Keberhasilan Singapura dalam
menerapkan EDI dapat kita jadikan jadikan satu contoh. Saat ini pelabuhan
Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di dunia, fakta ini tentu tidak
terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu transaksi bisnis di pelabuhan
tersebut. Bila mengingat ketidakefisiennya selalu masalah dalam perekonomi
kita, maka penerapan EDI dapat kita jadikan alternatif untuk mengatasi problema
klasik permasalah ekonomi Indonesia.
Salah
satu contoh pengaplikasian EDI di Indonesia dapat dilihat pada PT EDI Indonesia yang
merupakan perusahaan penyelenggara pelayanan jasa EDI di Indonesia yang
memberikan layanan teknis dan konsultasi.
I. Ringkasan
EDI
sendiri ialah pertukaran data secara elektronik antar perusahaan dengan
menggunakan format data standar yang telah disepakati bersama. Dengan EDI ini
perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan pertukaran data baik didalam
internal organisasi ataupun dengan pihak stakeholder. Pemanfaatan EDI di
Indonesia nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang
signifikan. Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini sebagai salah satu
komponen teknologi informasi.
Sumber:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar